Sovint associem la tecnologia només a aquelles eines que serveixen per gestionar els processos de les organitzacions. Eines com ara els ERP, CRM, BI, BPM i CMS, de gran utilitat quan parlem exclusivament d’aspectes formals.
Ara bé, dins de tota entitat existeixen un altre tipus de processos no tant estructurats o informals, que sovint ocupen una part molt important (si no la més important) del temps que dedica el personal a l’organització.
Ens referim a totes aquelles activitats que tenen a veure amb la comunicació interna, la recerca d’informació, el treball fora de l’oficina o la col•laboració en grup, entre d’altres. Processos que fan referència a la relació entre les persones i a la informació corporativa.
Per a optimitzar aquests processos avui en dia disposem d’una sèrie d’eines tecnològiques, com ara les intranets, el correu electrònic, les webs 2.0 o les eines col•laboratives i de mobilitat. Totes elles busquen millorar la productivitat de la informació corporativa, així com de les persones que integren els equips. O el que és el mateix fomentar la iProductivitat.
A aquestes eines se li sumen avui les tecnologies “al núvol”, que estan causant que desapareguin les fronteres físiques de les oficines. El núvol ens ofereix la capacitat de treballar de forma eficient des de qualsevol lloc i a qualsevol moment, així com la possibilitat de tenir la informació corporativa accessible en qualsevol punt, el qual suposa una gran millora en termes d’iProductivitat.
Aquesta evolució tecnològica ha permès una flexibilitat total dels processos, una major seguretat de la informació i una optimització dels costos tecnològics.
Ara bé, com totes les millores, també les eines destinades a la iProductivitat poden tenir riscos o no ser útils per a totes les organitzacions. En qualsevol cas, resulta fonamental conèixer la seva existència i les oportunitats que ofereixen. I un cop conegudes, optar per utilitzar-les o bé descartar-les.
En cas de d’apostar per elles, cal fer-ho a fons i no quedar-s’hi a mig camí. Decidir implantar plataformes com ara una intranet i esperar que el personal de l’empresa l’utilitzi sense establir processos o formes d’ús portarà més inconvenients que no avantatges. Tant és així que pot arribar a no utilitzar-se.
Si pel contrari, s’estableixen formes concretes de treballar, aquestes plataformes poden convertir-se en allò que són: Una eina vital de comunicació i col•laboració. I alhora, el lloc on “viu” la informació més important de l’empresa.
Paül Mussach
(Director Unitat TIC)